Der Kunde.
Als international führendes Biopharma Unternehmen hat der Kunde im Rahmen der ESMO ein Event für 2.000 eingeladene Gäste aus der Branche umgesetzt. Auf dem Messegelände sowie in verschiedenen Offsite-Venues sorgten wir mit verschiedenen Aktivitäten und Dienstleistungen für einen reibungslosen Ablauf und ein inspirierendes Erlebnis für alle Teilnehmenden.
Die Aufgaben.
Beratung und Konzeption des 8-tägigen Events
Location-Management, Catering und AV-Koordination
Transportmanagement inklusive einer täglich verfügbaren Flotte aus Bussen und Fahrzeugen
Koordination von 2.100 individuellen Transfers
Organisation von 42 exklusiven Off-Site-Dinner-Erlebnissen
Koordination personalisierter Geschenke
Koordination von Hostessen, Sicherheits- und Flughafenpersonal
Dekoration und Event-Branding
Die Herausforderung.
Die Veranstaltung mit 2.000 Gästen stellte hohe Anforderungen an Organisation und Koordination. Es galt, den reibungslosen Ablauf auf dem Messegelände sowie in verschiedenen Offsite-Venues sicherzustellen, was eine präzise Personalplanung, detaillierte Transferlogistik und abgestimmte Abläufe für jede einzelne Aktivität erforderte.
Besonders herausfordernd war die dynamische Situation vor Ort: Kurzfristige Änderungen, spontane Anpassungen der Gästezahlen oder Programmänderungen mussten sofort umgesetzt werden, ohne dass die Qualität der Veranstaltung oder das Erlebnis der Teilnehmenden darunter litt. Jede Entscheidung erforderte Schnelligkeit, Überblick über viele Details und enge Abstimmung zwischen allen beteiligten Teams.
Das Ergebnis.
Das Event überzeugte auf ganzer Linie: zahlreiche eindrucksvolle Offsite-Dinner-Erfahrungen, reibungslos organisierte Transfers und eine gelungene Premiere sorgten für begeisterte Gäste. Dank sorgfältiger Planung und flexibler Umsetzung konnten alle Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis genießen und die Veranstaltung als inspirierend und reibungslos bewerten.