Der Kunde.
Der Kunde ist ein global agierendes Softwareunternehmen mit Ursprung in Berlin, das eine führende Plattform für digitales Content-Management und digitale Erlebnisse entwickelt. Mit seiner cloudbasierten Technologie ermöglicht es Unternehmen weltweit, Inhalte zentral zu erstellen, zu verwalten und über verschiedene digitale Kanäle auszuspielen.
Für das Unternehmen durften wir bereits zum zweiten Mal ein Event in Berlin umsetzen: ein 6-tägiges Kick-off mit rund 750 Teilnehmenden, das internationale Teams zusammenbrachte und Raum für Austausch, Inspiration und gemeinsame Erlebnisse bot.
Die Aufgaben.
Kreative Konzeption und inhaltliche Entwicklung des 6-tägigen Kick-offs
Gesamtkoordination der Veranstaltung für 750 internationale Teilnehmende
Planung und Betreuung von Registrierung und Teilnehmermanagement
Anreise-, Transfer- und Logistikplanung für Ankünfte und Abreisen
Venue- und Dienstleistermanagement (Hotel, Restaurants, Eventlocations)
Konzeption und Umsetzung von Abendveranstaltungen und Offsite-Erlebnissen
Koordination von Dine Arounds in verschiedenen Berliner Restaurants
Umsetzung einer Welcome Reception sowie eines großen Farewell Dinners
On-site Eventmanagement und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs während der gesamten Veranstaltung
Die Herausforderung.
Die Durchführung eines 6-tägigen Kick-offs mit 750 internationalen Teilnehmenden stellte hohe Anforderungen an Planung und Logistik. Besonders anspruchsvoll war die Koordination einer großen Anzahl an Transfers zwischen Flughafen, Hotel und verschiedenen Eventlocations in der Stadt. Zusätzlich erschwerten winterliche Wetterbedingungen mit Schnee in Berlin die Planung und erforderten ein hohes Maß an Flexibilität sowie schnelle Anpassungen, um einen reibungslosen Ablauf für alle Gäste sicherzustellen.
Das Ergebnis.
Das Kick-off-Meeting war ein voller Erfolg. Die Teilnehmenden konnten wertvolle gemeinsame Momente erleben, sich austauschen und als Team zusammenwachsen .Viele von ihnen sehen sich nur einmal im Jahr oder trafen sich bei dieser Gelegenheit sogar zum ersten Mal persönlich. Auch bei ihrem zweiten Besuch in Berlin konnten die Gäste durch verschiedene Locations und gemeinsame Erlebnisse neue Eindrücke der Stadt gewinnen. Die positive Atmosphäre und das abwechslungsreiche Programm machten die Veranstaltung zu einem inspirierenden und erfolgreichen Start in das neue Jahr.
