Der Kunde.
Ein weltweit führendes Immobilien-Investmentmanagement-Unternehmen, das seine Führungskräfte und C-Level-Manager aus Europa und Asien einfliegen ließ. Gesamtzahl der Gäste: 650 während eines viertägigen Gipfeltreffens in Berlin
Die Aufgaben.
Beratung und Konzeptionierung des 3-tägigen Events
Locations, Catering, AV
Transportmanagement (eine Flotte von Bussen und Autos, die täglich zur Verfügung stehen)
3 Abendessen außerhalb des Veranstaltungsortes, darunter eine Galaveranstaltung
Simultane Buchung und Koordination von Aktivitäten, Guides, Touren für alle Gäste
Personalisierte Geschenke
Hostessen, Sicherheits- und Flughafenpersonal
Sonstiges – Dekoration, Bühnenbild, Unterhaltung und Last-Minute-Bestellungen wie Fächer und Sonnenbrillen aufgrund der Hitzewelle
Die Herausforderung.
Die zentrale Herausforderung dieses viertägigen Gipfeltreffens lag in der nahtlosen Orchestrierung eines hochkarätigen internationalen Teilnehmerkreises bei gleichzeitig maximaler operativer Komplexität. 650 Führungskräfte und C-Level-Gäste aus Europa und Asien mussten zeitgleich betreut, bewegt und begeistert werden – in einer Metropole wie Berlin, unter straffen Zeitplänen, höchsten Sicherheitsanforderungen und wechselnden Rahmenbedingungen. Neben der parallelen Steuerung mehrerer Locations, Abendformate und Transportströme erforderte insbesondere die kurzfristige Anpassung an äußere Einflüsse wie eine unerwartete Hitzewelle schnelle Entscheidungen, flexible Lieferketten und absolute Handlungssicherheit. Unser Anspruch war es, trotz dieser Dynamik ein durchgängig hochwertiges, reibungsloses und persönliches Eventerlebnis zu schaffen – ohne dass die Komplexität für den Kunden oder die Gäste spürbar wurde.
Das Ergebnis.
Ein nahtlos orchestriertes Executive-Gipfeltreffen mit 650 internationalen Gästen, das trotz hoher logistischer Komplexität, paralleler Programmpunkte und kurzfristiger Anpassungen reibungslos und auf höchstem Qualitätsniveau umgesetzt wurde.
